“Fechada para balanço”. Por certo, essa é uma das expressões que mais comumente aparecem no meio empresarial. Nesse sentido, volta e meia, é possível perceber que empresas param suas atividades para realizar um diagnóstico interno de como ela anda, a fim de entender como andam as entradas e saídas de capital dentro da organização. Contudo, apesar de parecer uma expressão negativa, o balanço de contas é uma atividade fundamental para a manutenção, desenvolvimento e crescimento de uma empresa. E, certamente, um dos mecanismos mais necessários para se realizar esse balanço é o Livro Diário.

Livro Diário é um instrumento contábil obrigatório por lei (instituído pelo Art. 1179 do Código Civil Brasileiro de 2002 e pelo Decreto-Lei 486/1969) para computar todas as transações realizadas pela empresa. Nesse contexto, como o próprio nome diz, nele são registradas diariamente todas as operações e os fatos contábeis da empresa em partidas dobradas, servindo como suporte mais importante das atividades financeiras.

Em outras palavras, as partidas dobradas indicam que, no Livro Diário, devem ser registrados os totais de débito (saídas e dívidas) e crédito (entradas e saldos), e que esses valores devem estar sempre iguais, ou seja, em qualquer lançamento, o valor total lançado nas contas débito deve ser igual ao valor total lançado nas contas crédito. Em síntese, todo crédito corresponde a um débito de mesmo valor e vice-versa. Logo, não há credor sem devedor correspondente.

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Formalidades do Livro Diário:

Ademais, como o Livro Diário é um local onde são registradas oficialmente as transações da empresa, ele deve seguir certos pré-requisitos e formalidades. Tais formalidades estão relacionadas à sua aparência exterior (formalidades extrínsecas) e de escrituração (formalidades intrínsecas).

As formalidades extrínsecas indicam que o Livro Diário deve:

a) ser encadernado;

b) ter suas folhas enumeradas tipograficamente;

c) se for empresa, deve ser registrado na Junta Comercial;

d) se for pessoa física ou associação sem fins lucrativos, deve ser autenticado no cartório de registro civil de pessoas jurídicas;

e) conter termo de abertura (finalidade do livro, número de ordem, número de folhas etc.) e fechamento (fim a que se destinou o livro, número de ordem, número de folhas etc.), respectivamente na primeira e última página, preenchidos e autenticados (artigos 6º e 7º do Decreto 64.567/69).

Formalidades intrínsecas:

As formalidades intrínsecas ou de escrituração exigem que o Livro Diário precise:

a) estar escrito no idioma do país (Art. 2º do Decreto-Lei Nº 486) e utilizando a moeda vigente;

b) usar de linguagem mercantil;

c) registrar os fatos em ordem cronológica de dia, mês e ano;

d) ter os lançamentos feitos de forma adequada e clara;

e) evitar páginas em branco, rasuras, borrões, entrelinhas, emendas etc.

Outrossim, a ordem de apresentação de informações deve seguir a seguinte sequência: Termo de abertura (como já dito); Livro Diário Geral; balancetes dos dois semestres do ano; demonstrações contábeis e DRE (Demonstração do Resultado do Exercício); e o termo de fechamento.

Além disso tudo, o Livro Diário também precisa da Escrituração Manual para preencher a data de toda e qualquer transação; título da conta débito e da conta crédito; o valor do débito e do crédito e o Histórico contendo informações sobre as operações em registros (conta corrente, cheque de terceiros), preenchido de forma objetiva e sucinta.

Inegavelmente, o Livro Diário é um documento fundamental para que as atividades de uma empresa continuem de forma regular e de acordo com a lei. Nessa sequência, o Livro Diário é o único livro aceito em litígios judiciários como provas de fatos incorridos na sociedade. Dessa forma, tem muita credibilidade e, portanto, deve ser preenchido com a devida atenção pelo contador da empresa e revisado sempre que necessário (e o que faz muito certa a expressão “fechado para balanço”).

Por conta disso, sempre procure conversar com seu contador para que sua empresa nunca esteja em falta com o Livro Diário. Se estiver interessado, cogite também a possibilidade de contratar uma assessoria jurídica para regular a documentação de sua empresa e ela nunca passar por nenhum tipo de problema de natureza litigiosa.

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