Representante Legal: A ligação entre a sua empresa e o mercado

Assinar atas, estar presente em eventos e ter titularidade em conta bancária são situações comuns no cotidiano de uma empresa, no entanto, esta enquanto instituição, não pode sozinha, nem mesmo assinar um simples contrato, e é por isso, que por trás de toda pessoa jurídica existe a representação legal que é exercida por algum dos seus membros. Essa é uma das funções com maior grau de responsabilidade, tendo em vista que carrega a competência de representação e, portanto, é incumbida de ser a personificação da empresa em todas as atribuições que lhe couber.

O que é o representante legal ?

Com efeito, para o adequado funcionamento de uma associação civil, em âmbito legal e no próprio cotidiano, é indispensável a presença de um representante, um membro devidamente constituído e assim qualificado, este é a interseção entre a pessoa jurídica e a pessoa física que é encarregada de, entre outras coisas, representar realizando as assinaturas nos documentos que gerem obrigação de qualquer natureza. Contudo, é fundamental salientar que o representante legal não tem poderes absolutos na empresa, logo devendo atuar somente até os limites das suas competências presentes em edital ou regimento interno. No decorrer do post você irá entender melhor sobre o alcance, responsabilidades e limitações desta função.

Saiba Mais:

Estatuto e Regimento Interno: Entenda a diferença e evite problemas!

Contrato: O maior aliado da sua empresa júnior.

Estatuto social: a certidão de nascimento da sua Empresa Júnior.

O exercício de vontade

Em verdade, as pessoa jurídicas precisam rotineiramente cumprir com as suas obrigações negociais, burocráticas e afins, mas para conseguir tamanho feito é necessário a atuação de um representante. Nesse sentido, o representante legal é como uma ponte que liga os interesses da pessoa jurídica as atividades externas, quando aquele assina um contrato ou toma alguma decisão referente a associação, não está assim exprimindo uma vontade própria, mas sim a vontade da empresa. Pois caso haja conflito entre os interesses do representante e do representado abre-se caminho para a anulação do negócio que foi celebrado, tal como referido no Código Civil brasileiro, no seu art. 119 “É anulável o negócio concluído pelo representante em conflito de interesses com o representado, se tal fato era ou devia ser do conhecimento de quem com aquele tratou”.

Dessa forma, é possível identificar a relevância dos poderes, e dos limites destes, que são conferidos a quem exerce a representação legal, tendo em vista que a sua atuação é necessária para o preciso funcionamento da instituição.

Vivência

O anteriormente mencionado, representante legal, no caso de uma associação, é o responsável por praticar os atos da vida civil, tratando de questões em matéria burocrática, bancária e jurídica, como resoluções junto a Receita Federal.

Nessa perspectiva, encontramos situações comuns na realidade de Empresas Juniores envolvendo o representante legal e certas burocracias, como o caso de troca de representante e bloqueio de conta bancária. Esse é um contexto comum nas EJs, principalmente devido a volatilidade das gestões que duram no máximo 12 meses. Desse modo o representante legal muda constantemente, e por ser ele o titular da conta bancária, frequentemente acontecem imprevistos no momento da mudança ocasionando o bloqueio. A seguir vamos trazer mais esclarecimentos a respeito do assunto.

Bloqueio de conta

Como já foi dito, essa é uma situação comum nas EJs, mas para que você possa se sentir mais seguro todas as vezes que se deparar com algo assim, vamos aqui elucidar alguns pontos importantes. Em primeiro lugar, ter a conta da sua EJ bloqueada pode ser um problema ocasionado por complicações na troca do representante legal, isso faz com que o processo de troca de documentação no Banco seja demorado e consequentemente ocasionar o bloqueio da conta. 

Mas como isso acontece na prática? bem, é possível que em alguma fase do trâmite entre as etapas de eleição, registro de ata ou troca de Representante legal, ocorra algum imprevisto, como por exemplo o período de gestão já encerrada e o novo representante ainda não fez a troca na Receita Federal, nesse caso, mesmo que a ata de eleição esteja registrada em cartório, não há de fato uma efetiva troca.

Assim, quando constar no Banco, do qual a empresa é cliente, que a gestão do antigo representante acabou e os documentos da pessoa que irá assumir a função ainda não foram apresentados -pelo motivo de ainda não haver tido a troca na RF- a EJ fica sem representante legal. E para prevenir que atos jurídicos e burocráticos sejam praticados de má-fé o banco bloqueia a conta. 

Contudo, a situação se normaliza após a efetiva troca de Representante legal na RF e regularização no Banco.

Para você entender mais:

Em geral, a troca de representante acontece nas seguinte etapas: eleição, registro de ata e finalmente a troca de representante na Receita Federal.

Eleição

O processo eleitoral da diretoria, é um momento de extrema importância dentro das Empresas Juniores, isso porque, é nesta ocasião que os futuros líderes são escolhidos, definindo o futuro e as metas da associação. Dessa forma, de acordo com o edital da EJ, o membro que será o Responsável Legal  será eleito.

Registro da ata 

Após o período eleitoral da EJ, é necessário produzir documentos e registrá-los em cartório para que as eleições sejam validadas. É necessário destacar que, cada cartório pode pedir a documentação específica de acordo com seus próprios critérios, por isso, é sempre importante confirmar antecipadamente, o que o seu cartório exige para o registro. Contudo, é comum ser solicitado a produção de uma ata de eleição, nesta deve constar as informações dos eleitos,como dados pessoais, cargo e período de mandato, outras informações poderão ser solicitadas a depender do cartório. 

Troca de Representante Legal

Depois do período de eleições e do registro (averbação) da ata de eleição em cartório concluídos, surge o momento de fazer a troca de representante da EJ junto a Receita Federal. Importante destacar que o momento do registro da ata ainda não se configura como a troca efetiva da representação legal, esse processo é apenas o trâmite para constar na fé pública que aquela eleição juntamente ao novo representante e a diretoria como um todo escolhida/eleita, são juridicamente válidos a partir do que o estatuto prevê. 

Dessa forma, quando a empresa se deslocar para a RF para fazer a troca de representante, deve apresentar o Documento Básico de Entrada (DBE), se tudo ocorrer bem, a troca será feita. Entretanto, esses ajustes com a RF podem dispor de um certo período de tempo, por questões da própria instituição.

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Contrato: O maior aliado da sua empresa júnior

Mais e mais projetos, busca pelo alto impacto, sangue no olho para alcançar a meta. Tudo isso, de fato, faz parte da vida de um empresário júnior. Contudo, nessa dinâmica, a vivência empresarial nos ensina que imprevistos acumulados não resolvidos custam tempo, dinheiro e geram muito estresse. É aí que entra uma das melhores formas que conhecemos para lidar com problemas cotidianos: ter um contrato bem redigido que se alinhe com o perfil da sua empresa.

O que é o contrato?

O contrato pode ser definido como a forma jurídica que representa o acordo entre duas ou mais pessoas ou empresas, servindo para estabelecer garantias, direitos e deveres entre as partes. No entanto, apesar de seu caráter essencial, muitas vezes é um documento tratado de forma secundária. Se você duvida do protagonismo que o contrato pode ter no resguardo jurídico empresarial, elencamos as principais funções dessa ferramenta. As informações a seguir te ajudarão a entender um pouco mais sobre esse grande aliado para o sucesso da sua EJ!

Saiba Mais:

Contratos: a lei entre as partes

Estatuto social: a certidão de nascimento da sua EJS

Empresa Júnior: Os 3 documentos essenciais para a regularização.

Garantia de objetividade

Em primeiro lugar, você sabia que o Código Civil brasileiro, no seu artigo 601, estabelece que, se o trabalho para o qual o prestador de serviço foi contratado não for certo e determinado, ele se obriga a todo e qualquer serviço compatível com suas forças e condições? Na prática, isso significa que, a não ser que sua EJ seja detalhista nos termos da prestação de serviço, ela pode estar condicionada a entregar o esperado de sua capacidade produtiva. Essa subjetividade é perigosa, não acha?

Em síntese, um contrato bem desenvolvido traz a preocupação de delinear os limites de atuação da sua empresa, o que evita um dos problemas recorrentes em EJ’s durante a prestação de serviços: fazer além do que foi previsto. Então, se você percebeu que o seu contrato possui cláusulas genéricas dando margem a interpretações excedentes, é aconselhável procurar ajuda jurídica. Nesse sentido, pode ser feita uma revisão dessas cláusulas, para torná-las mais taxativas e assertivas.

Resolução de impasses

Outrossim, no cotidiano de um empresário júnior, os processos de projetos e vendas, por  impactarem diretamente, costumam monopolizar as atenções. O que limita o tempo dedicado ao solucionamento de burocracias necessárias e redação de instrumentos jurídicos. Isso introduz uma tendência errônea de resolução de impasses informal e emergencial, não disciplinada legalmente.

Aqui, o contrato se porta como o responsável por alinhar as expectativas das partes quanto aos tópicos essenciais de uma negociação, por isso, depois de assinado, é uma das principais fontes para solução de contrariedades. Quando se fala em inadimplência, sigilo de propriedade intelectual, multas ou mesmo termos de rescisão, é o contrato que dá anuência à atribuição de responsabilidade, pois em suas cláusulas estão dispostas as formas de agir e as consequências do não cumprimento do acordado.

Adequação a sua realidade

Atualmente, a disponibilidade online e a popularização de modelos de documentos jurídicos têm aumentado, com a ascensão do mundo digital. Nesse contexto, é certo que os meios digitais podem funcionar como uma ferramenta prática de resolução de problemas, mas percebemos um impasse pautado no fato de que a maioria dos modelos de contratos disponíveis costuma trazer apenas um escopo básico do documento, sem grande observância de particularidades normativas para os diferentes ramos empresariais.

Ademais, documentos como estes apresentam um nível baixíssimo de segurança jurídica. Tendo em vista que a qualidade do contrato está intrinsecamente ligada à conformidade dele com a essência da EJ, ao espelhar com maior ou menor êxito o que é pretendido na relação cliente-empresa.

Transmitir confiança

Outro aspecto do contexto do Movimento Empresa Júnior é a difícil concorrência com a esfera sênior de prestação de serviços e, por isso, a persistência de um problema generalizado nas EJ’s brasileiras: a intensa e ininterrupta busca por validação do mercado. Essa pauta pode ser combatida através de diferentes estratégias de gestão, prospecção e encantamento do cliente, por exemplo, e a rede se mostra um bom espaço para a troca de experiências.

No entanto, uma estrutura jurídica forte é um diferencial para uma empresa júnior nessas circunstâncias. Afinal, um time que conhece seus direitos, deveres e condições de trabalho transmite autoridade frente a a qualquer negócio. Dessa maneira, se o seu instrumento contratual é coerente, bem definido e você o entende bem, a relação negocial demonstrará confiança recíproca e tem mais chances de ser tranquila.

Finalmente, esses fatores apontam que um contrato bem elaborado é aquele que define coerentemente as atribuições de ambas as partes e se adequa à realidade da EJ, considerando fatores como o modelo de negócio e as especificidades da metodologia utilizada na prestação do serviço. Com esse instrumento em mãos, o seu time poderá aumentar o reconhecimento no mercado e principalmente garantir segurança jurídica na execução das atividades cotidianas.

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Selo EJ: por que eu preciso dele?

A EJUDI apresenta uma série de publicações acerca do que é preciso para que uma Empresa Júnior possa estar plenamente regularizada e apta a exercer sua atividades. Nesse sentido, uma das maiores preocupações das EJs pode ser o Selo EJ, caso não haja o devido cuidado.

Por que devo me preocupar com o Selo EJ?

Se sua empresa júnior é federada, logo no começo do ano já surge uma atividade importantíssima: conseguir o Selo EJ. Contudo, caso a EJ ainda pretenda se federar, este é o momento ideal para aprender tudo sobre esse processo e, desde já, adiantar os documentos necessários para a federação.

Porém, enquanto se busca cumprir as exigências do precioso Selo, as demais atividades da empresa não podem parar. É necessário, por exemplo, realizar projetos e organizar o funcionamento da empresa. Por isso, quanto mais cedo a equipe da empresa júnior providenciar os documentos requeridos, menor será a chance de um prejuízo gestacional por imprevistos burocráticos. Dessa forma, evita-se o surgimento de várias dores de cabeça que poderiam ser facilmente evitadas.

É importante ressaltar que tal documentação deve estar de acordo alguns parâmetros. Dentre os requisitos estão: a legislação brasileira vigente, o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ) e, especificamente, a Lei 13.267 de 2016 (a tão comemorada Lei das Empresas Juniores). Assim, evita-se que a empresa júnior sofra com problemas futuros.

Afinal, não se pode correr o risco de sair da federação, receber multas inesperadas ou até mesmo enfrentar problemas jurídicos porque não conseguiu se manter devidamente regulamentada, não é mesmo?!

O Selo foi a alternativa de garantir que as EJs possuam o mínimo de segurança jurídica e adequação à rede. Dessa forma, ele assegura que elas estejam dentro dos padrões contábeis e infraestruturais de funcionamento. Feito isso, proporciona sustentabilidade e credibilidade perante instituições de ensino superior, clientes, parceiros e órgãos da classe.

Quais os documentos do Selo EJ?

Em 2019, são 13 documentos, todos devidamente descritos no Manual de Auditoria 2019 e no Guia do Selo EJ 2019. Eles são disponibilizados pela Confederação Brasileira de Empresas Juniores, a Brasil Júnior.

Assim, existe um “guia” a ser seguido, mas a prática pode ser um pouquinho mais complicada do que se espera e, também, mais onerosa do que o imaginado. Desse modo, muitas EJs optam por buscar especialistas para auxiliar nesse processo. Assim, seus membros podem se voltar suas forças e empenho para a vivência empreendedora em si, deixando essas questões para profissionais acostumados a lidar com isso.

Por serem documentos de regulamentação, não é domínio de todo empresário júnior o conhecimento aprofundado dos requisitos do Selo EJ. Portanto, a fim de evitar gastos com alterações em estatutos, contratos ou até mesmo atas, é recomendável procurar um especialista.

No mais, alguns procedimentos em cartório, Receita Federal, Prefeitura e até mesmo dentro da empresa júnior – por falta de foco e organização interna – podem demorar mais do que o previsto. Caso isso ocorra, pode haver o risco o cumprimento dos prazos das coletas.

Por fim, dependendo da atual situação contábil e jurídica da sua empresa júnior, pode ser que obter o Selo EJ seja mais problemático. Diante disso, talvez seja preciso pagar serviços e solicitações da regulamentação.

Nestas despesas estão inclusos contador, averbação, registros, abertura e reconhecimento de firma, por exemplo. Logo, é importante planejar sua empresa júnior para a obtenção do Selo EJ.

Atenção: Não espere para se organizar no final, pois alguns documentos levam mais tempo para serem obtidos nos órgãos públicos!

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Quais documentos devo ter para obter o Selo EJ?

O selo EJ é importantíssimo, assim como a segurança jurídica (sabe aquela frase “não são gastos, mas investimentos”?). Então, confira os documentos necessários para a obtenção desse precioso selo!

Estatuto Social

É o documento que constitui a Empresa Júnior como associação civil, assemelhando-se à certidão de nascimento das pessoas físicas,  uma vez que permite à EJ adquirir direitos e contrair obrigações.

Além disso, ele registra em seu texto informações essenciais da associação, como quanto à admissão e exclusão de membros e às suas responsabilidades. A EJ pode deixar o estatuto mais personalizado, respeitando sempre a legislação vigente, sob pena de anulação do documento.

Ata de Eleição e Posse da Gestão em exercício

Ela comprova a eleição da Diretoria Executiva, visto que dá legitimidade para que os empossados atuem e firmem obrigações em nome da EJ. Para isso, deve ser devidamente registrada em cartório com uma lista de assinaturas de todos os membros presentes na assembleia de eleição. Ademais, o mandato deve ter validade mínima até maio de 2018 e os membros eleitos devem ser identificados com seus respectivos CPFs, telefones de contato e endereço.

Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ­)

Este é o número exclusivo de inscrição de Pessoas Jurídicas na Receita Federal, análogo ao CPF para pessoas físicas. A partir dele se tem acesso a inúmeros dados da EJ, como nome, endereço, atividade econômica exercida e até processos judiciais. Por isso ter um CNPJ passa mais confiança para o mercado e quaisquer alterações devem ser atestadas através da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica, documento também exigido para o selo EJ. Para fins de auditoria do Selo EJ 2018, deve constar no CNPJ: Consulta realizada a partir de Dezembro de 2017 e CNAE adequado com a atividade realizada pela EJ.

Certidão Conjunta Negativa de Débitos (Federais e Municipais)

A CND comprova que sua empresa não deve nenhum tributo, evitando multas inesperadas e problemas burocráticos. Se sua EJ estiver regular, as CND Municipal e Federal são emitidas facilmente pela internet. Caso contrário, é necessário ir à Secretaria de Finanças da Prefeitura ou à Receita Federal para solucionar o problema. Lembrando que, para o Selo EJ 2018, as CNDs devem ter vencimento igual ou posterior a janeiro de 2018.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) Negativa

É possível ter a declaração de RAIS Negativa quando um empreendimento não registra nenhum empregado durante o ano anterior ao que estamos, esse é um dado que deve ser informado ao governo. Ele se torna uma exigência para o Selo EJ porque nós, empresários juniores, realizamos trabalho voluntário, ou seja, sem vínculo empregatício.

Comprovante de Conta Bancária ativa

Manter uma conta bancária em nome da própria EJ é fundamental para a sua segurança, o seu controle financeiro e a sua eficiência. Qualquer documento que possibilite a identificação do banco, agência, número da conta e tenha sido emitido a partir de janeiro de 2018 poderá ser utilizado para tal comprovação.

Livro Diário

Além de uma obrigação legal e uma forma de assegurar isenções tributárias para a EJ, o livro diário é fundamental para a organização da empresa. Sendo uma forma de comprovação que a EJ está usando seus recursos conforme o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ), pois nele são registradas todas as operações e os fatos contábeis da empresa, pois se repassam os comprovantes ao contador da empresa. O livro deve ter registro no mesmo cartório que o Estatuto.

Contrato de Prestação de Serviço

Os contratos podem ser verbais, mas é mais seguro, para ambas as partes, deixar por escrito o que for acordado, principalmente quanto às obrigações e aos direitos dos contratantes, ao valor e forma de pagamento, às causas de multa ou rescisão e à vigência, devendo sempre ser assinado pelas duas partes e de acordo com a legislação vigente. Sendo um dos documentos mais complexos, é importante procurar profissionais especializados e competentes para evitar dores de cabeça.

Nota Fiscal

Devido à importância das notas ficais, sua emissão é obrigatória para as Empresas juniores, visto que elas comprovam a prestação de um determinado serviço por parte da Empresa, registram as origens das receitas da empresa para o recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços também obrigatório para as EJs), além de possibilitarem a prestação de contas, melhorando a transparência. Para a obtenção do Selo EJ, é necessário emissão a partir de outubro de 2017, constando dados da EJ e do cliente.

Declaração e Termo de Voluntariado

A Lei das Empresas Juniores veta que seja destinado recursos aos integrantes da EJ.  Assim, todos os empresários juniores devem exercer um trabalho voluntário, sendo o Termo de Voluntariado fundamental para esclarecer isso e conferir segurança jurídica para ambas as partes.

Comprovante de Reconhecimento da Instituição de Ensino Superior (IES)

O reconhecimento da IES confere maior credibilidade perante clientes, bem como  maior segurança para EJ. Para comprovar tal reconhecimento, o documento de ser datado no mínimo de outubro de 2017,  assinado  pelo representante da instituição e pelo professor ou especialista responsável pela orientação das atividades da EJ.

Por fim, devido às peculiaridade e às complexidades apresentadas de cada documento, recomenda-se a busca de um serviço especializado, de forma a evitar erros em sua elaboração, os quais podem provocar problemas e ocasionar consequências legais para os todos os envolvidos.

Juliane Costa – Ex-Coordenadora de Marketing

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