O selo EJ é importantíssimo, assim como a segurança jurídica (sabe aquela frase “não são gastos, mas investimentos”?). Então, confira os documentos necessários para a obtenção desse precioso selo!
Estatuto Social
É o documento que constitui a Empresa Júnior como associação civil, assemelhando-se à certidão de nascimento das pessoas físicas, uma vez que permite à EJ adquirir direitos e contrair obrigações.
Além disso, ele registra em seu texto informações essenciais da associação, como quanto à admissão e exclusão de membros e às suas responsabilidades. A EJ pode deixar o estatuto mais personalizado, respeitando sempre a legislação vigente, sob pena de anulação do documento.
Ata de Eleição e Posse da Gestão em exercício
Ela comprova a eleição da Diretoria Executiva, visto que dá legitimidade para que os empossados atuem e firmem obrigações em nome da EJ. Para isso, deve ser devidamente registrada em cartório com uma lista de assinaturas de todos os membros presentes na assembleia de eleição. Ademais, o mandato deve ter validade mínima até maio de 2018 e os membros eleitos devem ser identificados com seus respectivos CPFs, telefones de contato e endereço.
Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ)
Este é o número exclusivo de inscrição de Pessoas Jurídicas na Receita Federal, análogo ao CPF para pessoas físicas. A partir dele se tem acesso a inúmeros dados da EJ, como nome, endereço, atividade econômica exercida e até processos judiciais. Por isso ter um CNPJ passa mais confiança para o mercado e quaisquer alterações devem ser atestadas através da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica, documento também exigido para o selo EJ. Para fins de auditoria do Selo EJ 2018, deve constar no CNPJ: Consulta realizada a partir de Dezembro de 2017 e CNAE adequado com a atividade realizada pela EJ.
Certidão Conjunta Negativa de Débitos (Federais e Municipais)
A CND comprova que sua empresa não deve nenhum tributo, evitando multas inesperadas e problemas burocráticos. Se sua EJ estiver regular, as CND Municipal e Federal são emitidas facilmente pela internet. Caso contrário, é necessário ir à Secretaria de Finanças da Prefeitura ou à Receita Federal para solucionar o problema. Lembrando que, para o Selo EJ 2018, as CNDs devem ter vencimento igual ou posterior a janeiro de 2018.
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) Negativa
É possível ter a declaração de RAIS Negativa quando um empreendimento não registra nenhum empregado durante o ano anterior ao que estamos, esse é um dado que deve ser informado ao governo. Ele se torna uma exigência para o Selo EJ porque nós, empresários juniores, realizamos trabalho voluntário, ou seja, sem vínculo empregatício.
Comprovante de Conta Bancária ativa
Manter uma conta bancária em nome da própria EJ é fundamental para a sua segurança, o seu controle financeiro e a sua eficiência. Qualquer documento que possibilite a identificação do banco, agência, número da conta e tenha sido emitido a partir de janeiro de 2018 poderá ser utilizado para tal comprovação.
Livro Diário
Além de uma obrigação legal e uma forma de assegurar isenções tributárias para a EJ, o livro diário é fundamental para a organização da empresa. Sendo uma forma de comprovação que a EJ está usando seus recursos conforme o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ), pois nele são registradas todas as operações e os fatos contábeis da empresa, pois se repassam os comprovantes ao contador da empresa. O livro deve ter registro no mesmo cartório que o Estatuto.
Contrato de Prestação de Serviço
Os contratos podem ser verbais, mas é mais seguro, para ambas as partes, deixar por escrito o que for acordado, principalmente quanto às obrigações e aos direitos dos contratantes, ao valor e forma de pagamento, às causas de multa ou rescisão e à vigência, devendo sempre ser assinado pelas duas partes e de acordo com a legislação vigente. Sendo um dos documentos mais complexos, é importante procurar profissionais especializados e competentes para evitar dores de cabeça.
Nota Fiscal
Devido à importância das notas ficais, sua emissão é obrigatória para as Empresas juniores, visto que elas comprovam a prestação de um determinado serviço por parte da Empresa, registram as origens das receitas da empresa para o recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços também obrigatório para as EJs), além de possibilitarem a prestação de contas, melhorando a transparência. Para a obtenção do Selo EJ, é necessário emissão a partir de outubro de 2017, constando dados da EJ e do cliente.
Declaração e Termo de Voluntariado
A Lei das Empresas Juniores veta que seja destinado recursos aos integrantes da EJ. Assim, todos os empresários juniores devem exercer um trabalho voluntário, sendo o Termo de Voluntariado fundamental para esclarecer isso e conferir segurança jurídica para ambas as partes.
Comprovante de Reconhecimento da Instituição de Ensino Superior (IES)
O reconhecimento da IES confere maior credibilidade perante clientes, bem como maior segurança para EJ. Para comprovar tal reconhecimento, o documento de ser datado no mínimo de outubro de 2017, assinado pelo representante da instituição e pelo professor ou especialista responsável pela orientação das atividades da EJ.
Por fim, devido às peculiaridade e às complexidades apresentadas de cada documento, recomenda-se a busca de um serviço especializado, de forma a evitar erros em sua elaboração, os quais podem provocar problemas e ocasionar consequências legais para os todos os envolvidos.
Juliane Costa – Ex-Coordenadora de Marketing
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