O principal documento dentro de uma Empresa Júnior é o seu Estatuto Social! A razão disso é o fato de se tratar de uma associação civil, sem fins lucrativos. Entretanto, embora não tão difundidos quanto este, dois documentos também se sobressaem para um melhor e correto funcionamento de uma EJ: o Regimento Interno e a Ata de Eleição e Posse.
Ambos são de mais fácil elaboração que o Estatuto Social, mas representam, respectivamente, um detalhamento e uma concretização daquilo que o estatuto prevê. Portanto, entender esses documentos pode auxiliar uma EJ em uma maior regularização. Além disso, proporciona funcionalidades que facilitam o convívio dos membros dentro da empresa.
O Regimento Interno é responsável por um maior detalhamento do Estatuto Social, complementando-o. Logo, o Estatuto Social, exigido por lei, estabelece o regulamento máximo da empresa. Já o Regimento Interno, por sua vez, atende as demandas funcionais específicas da própria organização. Por ser um ato normativo interno, ele não necessita de cartório para ter validade. Portanto, é indicado para abordar aspectos internos da empresa que mudam frequentemente.
Diante disso, esse documento deve conter os valores presentes na cultura organizacional da empresa. Essa prática visa estimular não só o respeito entre os colegas de trabalho, mas o próprio desenvolvimento da organização. Além disso, o regimento deve conter os deveres e as obrigações dos colaboradores, como por exemplo, as relacionadas ao uso de computadores e demais equipamentos.
Dessa forma, o documento pode ser feito pelos membros da empresa, devendo ser posteriormente aprovado em assembleia geral. Todavia, nesses casos podem ocorrer alguns problemas. Geralmente as dificuldades são decorrentes da falta de experiência na produção, sendo recomendado a procura por profissionais da área.
Vale ressaltar que é indispensável que o regimento interno da EJ esteja de acordo com estatuto social da própria empresa. Além disso, deve respeitar o Código de Ética do MEJ e o Conceito Nacional de Empresa Júnior.
Outro documento importante para um EJ é ata de eleição e posse, por se tratar da concretização do que está previsto tanto no estatuto social quanto no próprio regimento. Diferentemente do regimento, mostra-se necessário seu registro em cartório para conferir legitimidade a nova gestão, de tal forma que um contrato assinado por algum membro da nova diretoria pode ser considerado inválido se a ainda não tiver sido registrada a ata.
Essa certidão tem extrema importância, sendo possível comprovar isso devido à necessidade de assinatura por todos os membros presentes na assembleia de eleição. Nessa ata deve haver a lista de presença, para que ela possa ser registrada em cartório.
Como sugestão, recomenda-se que a eleição seja realizada antes do término do mandato da diretoria anterior, pois evita possíveis contratempos. Além disso, os dados presentes devem ser objetivos e claros, seguindo as orientações do estatuto. Nesse sentido, os membros eleitos para os cargos devem ser devidamente identificados, cada um em sua qualificação, sendo recomendado que contenha seus respectivos CPFs, telefones de contato e endereço.
Apresentadas as peculiaridades de cada documento, fica evidente a necessidade de se buscar um serviço especializado. Assim, com ajuda de um profissional na produção desses documentos, a sua elaboração ocorre de forma a não cometer erros, estes que podem provocar problemas com consequências legais para os todos os envolvidos.
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